首先需要明确外来文件，不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收的文件。如相关法律、法规、国家或地方、行业标准、包括上级下发的管理文件，第二、三方的审核资料，客户提供的相关要求文件等。都属于企业外来文件的范畴。

　　通常水泥企业对于外来文件的控制都有一套系统的流程，针对于企业需要的标准及法律法规类文件，天恒水泥通常从标准发布机构的官网下载或者从相关机构购买原版。

　　外来文件原件通常交由资料室保存，仅发放复印件给相关部门。复印件需分别编号，并标记“受控”字样发放至各部门。原版外来文件的借阅和归还需要有主要负责领导签字，并确定归还时间。

　　外来文件涉及更新或者作废问题，过期及作废文件一律由发放部门做回收，并标记“作废”字样。

　　已标记作废文件需按要求保留2-3年后再做销毁处理。以上回收，标记作废及销毁过程需建立相关记录档案，并要有相关人员签字确认。